Så fungerar tjänsten för kalenderdelning
Publicera evenemang i kalenderdelningen
Du som vill skapa ett evenemang som du vill publicera i kalendrar som finns på andra webbplatser gör detta i tjänsten för kalenderdelning. Det kräver i regel att följande tre förutsättningar är uppfyllda:
- Kalendern/kalendrarna du vill publicera ett evenemang i är ansluten/anslutna till tjänsten för kalenderdelning.
- Att du minst en gång loggat in i tjänsten för kalenderdelning via CAS-inloggningen med ditt Lucat-ID. Detta krävs för att kalenderadministratörer skall kunna hitta dig bland användare.
- Att kalenderadministratören/administratörerna för kalendern/kalendrarna du vill publicera i har tilldelat dig rollen Calendar editor.
Om du samtidigt också vill dela evenemanget på din verksamhets egna webbplats kan du göra det i tjänsten för kalenderdelning så länge kalendern för den egna webbplatsen också är ansluten till tjänsten.
Checklista för kalenderdelning
- Kalendern jag vill publicera evenemang i är ansluten till tjänsten för kalenderdelning (det kan gälla både min egen och andra).
- Jag har minst en gång loggat in i tjänsten med mitt Lucat-ID, så mitt användarkonto finns i systemet och så att kalenderadministratörer kan hitta mig och ge mig behörighet att dela i deras kalendrar.
- Jag har i tjänsten för kalenderdelning tilldelats rollen Editor för den kalender jag vill publicera i utav kalenderns administratör.
Skapa ett evenemang
Börja med att gå till calendar.prodwebb8.lu.se/user för att logga in. Klicka på "Inloggning för CAS" och logga in med ditt Lucat-ID.
- Gå via administrationsmenyn till Manage> Content> Add Content> Event
- Fyll i formuläret. En del fält är obligatoriska, andra inte. Här fyller du bl.a. i evenemangets rubrik, en ingress och en beskrivning av evenemanget i brödtexten. Du kan också lägga till en huvudbild för evenemanget som visas i listningar.
- När du fyllt i formuläret väljer du vilka kalendrar du vill publicera evenemanget i genom att välja dem i fältet Calendar ID. Du väljer genom att klicka på dem och du väljer en i taget.
- Klicka på Preview om du vill förhandsgranska ditt evenemang, och sedan klickar du på Save för att spara.
Om du inte ställt in en schemaläggning av publiceringen så kommer evenemanget att publiceras direkt.
Tänk på att alla evenemang som har ett slutdatum satt 14 månader bakåt i tiden eller äldre raderas löpande. Evenemangens tillhörande bilder kommer att raderas i samband med att själva evenemanget raderas. Om bilder används på fler ställen än i evenemanget kommer dessa inte att raderas.
Lokala (sekundära) kategorier
Det finns fördefinierade kategorier som gäller alla kalendarier inom Lunds universitet, men den som är webbplatsansvarig har också möjlighet att lägga till egna lokala kategorier i webbplatsens övergripande inställningar. Du lägger till nya lokala kategorier i administrationsmenyn under Manage > Taxonomy > Event category - secondary. Tryck på “+ Add term” för att skapa en ny lokal kategori.
Det kan dröja upp till 15 minuter innan externa besökare kan se evenemanget
På grund av de uppdateringsintervall som gäller för kalenderdelningsfunktionen och på de flera lager av cache i den universitetsgemensamma webblösningen i Drupal som många webbplatser, inklusive calendar.prodwebb8.lu.se, använder kan det dröja upp till 15 minuter innan evenemanget blir synligt för alla externa besökare.
Publicera i kalendariet på lu.se
Kalendariet på lu.se visar upp aktiviteter och evenemang från hela universitetet som vänder sig till externa besökare.
En händelse/aktivitet som läggs in i det övergripande lu.se-kalendariet ska därför
- vara öppen för externa besökare, exempelvis allmänhet och skolor, och gärna ha någon av dessa som huvudsaklig målgrupp
- ha Lunds universitet som huvudarrangör eller medarrangör samt
- äga rum på, eller i närheten av, någon av universitetets verksamhetsorter (eller ske digitalt).
Om du behöver ställa in ett evenemang låter du händelsen ligga kvar i kalendariet markerad ”Inställt” först i rubriken, samt eventuellt på fler ställen i själva händelsen.
Administrera en kalender
Kalenderadministratören
Du som har rollen Calendar admin har behörighet att lägga till kalenderpublicister, editors, som får behörighet att skapa och publicera evenemang i din kalender i tjänsten för kalenderdelning.
Om användaren inte går att välja beror det förmodligen på att personen aldrig loggat in i tjänsten via CAS-inloggningen med sitt Lucat-ID. Detta måste göras först innan du kan tilldela användaren behörighet.
Det här kan du som kalenderadministratör göra och inte göra
Du som är kalenderadministratör kan:
- Redigera alla evenemang som du eller någon annan skapat till din kalender.
- Radera evenemang som du själv har skapat.
Men du kan inte:
- radera evenemang som andra skapat i kalendrar du är administratör för.
Lägg till en kalenderpublicist till en ansluten kalender
- Logga in i tjänsten.
- Gå via administrationsmenyn till Manage> Calendars.
- Tryck på Editors bredvid den kalender det gäller.
- Tryck på Add another editor och ange personens Lucat-ID.
- Klicka på Save för att spara.
Om användaren inte går att välja beror det förmodligen på att personen aldrig loggat in i tjänsten via CAS-inloggningen med sitt Lucat-ID. Detta måste göras först innan du kan tilldela användaren behörighet.
FAQ - Vanliga frågor och svar
Att du inte kan dela till andra kalendrar beror förmodligen på att du inte har loggat in i tjänsten för kalenderdelning, utan att du skapat ett evenemang lokalt på din webbplats. Det kan du fortfarande göra, och då publiceras evenemanget där, men det går inte att dela ett evenemang som är publicerad lokalt på din webbplats till andra kalendrar.
Nej. För att kunna dela evenemang i en kalender behöver den vara ansluten till tjänsten. En kalender blir inte automatiskt ansluten, utan det måste göras en anmälan om anslutning till tjänsten.
Anslut en kalender till tjänsten för kalenderdelning
Webbplatsen du vill dela till kanske inte är med i kalenderdelningen. Att man har en webbplats inom Lunds universitet betyder inte att man per automatik är med i kalenderdelningen. Om webbplatsen du vill dela till är med i kalenderdelningen krävs det också att du personligen har behörighet att dela till just den kalendern.
Olika fakulteter har olika principer för vem som ska ges behörighet.
- Om det är en Drupal-webbplats du vill dela till så ska den webbplatsen ha en kalenderadmin som själv delar ut behörigheten. Det är nästan garanterat samma person som den som är webbplatsansvarig. Om du inte vet vem det är – mejla servicedesk [at] lu [dot] se (servicedesk[at]lu[dot]se) så reder vi ut det åt dig.
- Om det är en webbplats på LTH du vill dela till så har du behörighet automatiskt om webbplatsen organisatoriskt hör till din del av organisationsträdet (enligt Lucat) och hela vägen därifrån till organisationsträdets rot. Jobbar du på i en forskningsgrupp så har du behörighet att publicera i forskningsgruppens kalendarium, i kalendariet för den institution som forskningsgruppen tillhör, i kalendariet för den fakultet som institutionen tillhör och i det centrala kalendariet på lu.se (förutsatt att alla dessa kalendarier existerar, förstås). Om du däremot vill kunna dela till någon annan webbplats på LTH behöver du höra av dig till LTH:s support (support [at] lth [dot] se (support[at]lth[dot]se)).
- Om det är en webbplats på HT du vill dela till så bör deras IT-support (it [at] ht [dot] lu [dot] se (it[at]ht[dot]lu[dot]se)) kunna hjälpa dig.
Du kan också kontakta din närmaste webbredaktör eller webbplatsansvarig direkt om du vet vem personen är.
Du loggar in på calendar.prodwebb8.lu.se för att publicera i olika kalendrar. Det finns ett fält där de kalendrar du har behörighet att publicera i finns listade. Vill du publicera i kalendern "Lunds universitet www.lu.se" så finns även det valet med i listan. Längre upp på den här sidan hittar du instruktioner för hur du skapar och delar ett evenemang.
I kalenderlösningen är administrationen av rättigheterna att dela till de olika kalendrarna decentraliserad. I stället för att man hör av sig till Servicedesk när personer behöver behörighet till en viss kalender är det i stället meningen att man hör av sig till kalenderadministratören för respektive kalender. Kalenderadministratören kan hantera och lägga till kalenderpublicister i kalendern, samt redigera i samtliga evenemang som läggs in och delas från kalendern.
Nej, var och en som behöver lägga in evenemang loggar in med hjälp av sitt Lucat-ID. Sådana situationer som ibland kan uppstå då ett evenemang lagts in av en person som slutat eller är sjukskriven och man kommer på att man måste ändra i evenemanget kan i den nya lösningen hanteras av kalenderadministratören som har behörighet att redigera alla evenemang i den kalendern – till exempel "lämna över" evenemang till en annan publicist.
Lunds universitet har många webbplatser, och de ligger i olika system. Många av dem har kalendrar. Det är det du kan se på din webbplats. Kalenderdelningen finns för att göra det enklare att publicera samma evenemang i flera olika kalendrar. För att kunna göra det måste den kalender man vill dela till läggas in i kalenderdelningen. Det är det vi menar då vi säger att man måste beställa kalendern – det är så att säga möjligheten att via kalenderdelningen dela evenemang till en viss kalender som man behöver beställa, om den kalendern inte redan ligger inlagd.
Du beställer alltså inte en ny kalender. Du ansluter din kalender till delningstjänsten.
Om du vill publicera i kalendarier som du inte har tillgång till eller som inte är ansluten, så måste du höra av dig till dem som administrerar de aktuella kalendarierna och be dem om hjälp.
Nej. Bara de som är tillagda som administratörer eller editors, i tjänsten för kalenderdelning, för just er kalender kommer att kunna dela till den.
Alla evenemang som har ett slutdatum satt 14 månader bakåt i tiden eller äldre raderas löpande. Evenemangens tillhörande bilder kommer att raderas i samband med att själva evenemanget raderas. Om bilder används på fler ställen än i evenemanget kommer dessa inte att raderas.
Läs mer på lathunden: länk.
Har du frågor om tjänsten för kalenderdelning?
Om du har frågor gällande tjänsten för kalenderdelning och hur du använder den kan du skicka ett mail till servicedesk [at] lu [dot] se.